Quy trình giải quyết một số thủ tục hành chính đối với sinh viên tại Phòng Chính trị và Công tác sinh viên

1. Thủ tục mượn hồ sơ sinh viên
– Bước 1: Sinh viên làm đơn xin mượn hồ sơ (có mẫu)
– Bước 2: Sinh viên xin ký duyệt của Ban chủ nhiệm Khoa
– Bước 3: Sinh viên nộp đơn tại phòng CT&CTSV chờ duyệt và gặp cán bộ phụ trách hồ sơ, làm thủ tục mượn hồ sơ.
2. Thủ tục rút hồ sơ
+ Đối với sinh viên đã tốt nghiệp:
– Bước 1: Sinh viên mang theo bằng đại học bản gốc hoặc photo công chứng, chứng minh thư nhân dân khi đến làm thủ tục
– Bước 2: Sinh viên gặp cán bộ phụ trách trình giấy tờ và nhận Phiếu thanh toán.
– Bước 3: Sinh viên hoàn thành mẫu phiếu thanh toán xin chữ ký của Khoa, Phòng Tư liệu Khoa, Thư viện, Phòng Kế hoạch – Tài chính
– Bước 4: Sinh viên gặp cán bộ phụ trách để nhận lại hồ sơ tại phòng CT&CTSV
(Trường hợp nhờ rút hộ hồ sơ phải có giấy ủy quyền có xác nhận của cơ quan hoặc chính quyền địa phương. Người rút hộ hồ sơ phải có chứng minh thư nhân dân.)
+ Đối với sinh viên có quyết định thôi học:
– Bước 1: Sinh viên viết trình Quyết định thôi học với cán bộ phụ trách hồ sơ
– Bước 2: Sinh viên hoàn thành mẫu phiếu thanh toán xin chữ ký của Khoa, Phòng Tư liệu Khoa, Thư viện, Phòng Kế hoạch – Tài chính
– Bước 3: Sinh viên gặp cán bộ phụ trách để nhận lại hồ sơ tại phòng CT&CTSV
(Lưu ý: Sinh viên phải nộp lại Thẻ sinh viên và Giấy thu nhận hồ sơ sinh viên)
3. Xin các giấy xác nhận (Xác nhận sinh viên; giấy xác nhận con thương binh, bệnh binh; giấy đăng ký ở ký túc xá; mẫu giấy xin làm vé tháng xe buýt…)
– Bước 1: Sinh viên chuẩn bị mẫu và điền đầy đủ thông tin
– Bước 2: Sinh viên đến trực tiếp phòng CT&CTSV xin xác nhận và đóng dấu tại phòng Hành chính – Tổng hợp
4. Xin giấy xác nhận để làm thủ tục vay vốn ngân hàng chính sách
– Bước 1: Sinh viên nộp đơn xin vay vốn ngân hàng chính sách (có mẫu) cho Lớp trưởng
– Bước 2: Lớp trưởng lập danh sách và tổng hợp đơn xin vay vốn của tập thể lớp, nộp tại phòng CT&CTSV
– Bước 3: Phòng CT&CTSV tiếp nhận và ký xác nhận cho sinh viên. Lớp trưởng nhận và trả cho sinh viên.
5. Thủ tục xin đi nước ngoài
– Bước 1: Sinh viên trình thư mời cho cán bộ phụ trách tại Phòng CT&CTSV
– Bước 2: Sinh viên điền đầy đủ thông tin vào mẫu Đơn xin đi nước ngoài (có mẫu, được cấp) và xin xác nhận của Ban chủ nhiệm Khoa, phòng Hợp tác và Phát triển.
– Bước 3: Sinh viên nộp lại Đơn, Thư mời cho cán bộ phụ trách và chờ nhận quyết định theo lịch hẹn.
6. Xin cấp Giấy chứng nhận sinh viên bằng Tiếng Anh
– Bước 1: Sinh viên làm đơn nêu rõ lý do xin cấp Giấy chứng nhận sinh viên bằng Tiếng Anh và xin xác nhận của Ban Chủ nhiệm Khoa
– Bước 2: Sinh viên mang đơn lên Phòng Chính trị và CTSV trình duyệt và gặp cán bộ phụ trách để được cấp giấy.
7. Thủ tục đề nghị cấp lại/ gia hạn Thẻ sinh viên.
– Bước 1: Sinh viên bị mất thẻ cần làm lại hoặc thẻ đã hết hạn cần gia hạn cần mang theo Giấy tiếp nhận sinh viên (trường hợp mất giấy này thì làm đơn đề nghị cấp lại hoặc gia hạn thẻ) lên phòng Chính trị và Công tác sinh viên gặp cán bộ phụ trách để đăng ký. Khi hoàn tất các nội dung đăng ký làm lại thẻ, sinh viên được cấp một Giấy hẹn hoặc Chứng nhận sinh viên tạm thời.
– Bước 2: Trong vòng 15 ngày, sinh viên theo dõi email sinh viên, khi có thông báo, sinh viên mang theo Giấy hẹn hoặc Chứng nhận sinh viên tạm thời lên Phòng Chính trị và Công tác sinh viên để nhận thẻ mới.